Всички случаи и публикации

Управление на веригата за доставки · Логистика и вериги за доставки

Обработка на транспортни документи с UiPath за индустриален дистрибутор

Анонимизиран ангажимент
Клиент
Индустриален дистрибутор · САЩ · клапани, тръби и арматура за управление на потоци, над 50 локации
Индустрия
Управление на веригата за доставки
Отдел
Финанси и счетоводство
Регион
САЩ · Северна Америка

Липсващ подпис или липсваща спецификация на материалите означаваше плащане за стока, която никой не е потвърдил, а документите за всяка доставка пристигаха като един сканиран PDF с пет или шест документа без определен ред. Сега UiPath робот разделя всеки пакет, проверява всеки документ и подпис и въвежда данните в Infor, а хората се намесват само за да попълнят празнините.

Работещ модел на подхода с примерни данни. Върви сам и спира, когато не е на екрана; нищо тук не докосва реална система.

Резултатите

5–6
документа, разделени от всеки сканиран пакет
Фактура, поръчка за покупка, транспортни документи и документи за доставка, спецификация на материалите. Обхват на решението, не измерено спестяване.
3–4
подписа, проверени за всяка доставка
Сред тях одобрение на транспорта и потвърждение за получаване. Обхват на решението.
3-странно
равнение на фактурите в Infor
Фактура, поръчка за покупка и транспортни данни. Обхват; обеми и спестявания не са отчетени.

Предизвикателството

Нашият клиент е американски специализиран дистрибутор на клапани, тръби и арматура за управление на потоци за индустриална поддръжка, с над 50 складови локации и около 1 000 служители.

Всяка входяща доставка идваше с документи от доставчика и от транспортния партньор, например UPS: фактура, поръчка за покупка, транспортни документи и документи за доставка, и спецификация на материалите. Всичко се сканираше заедно в един многостраничен PDF. Преди фактурата да бъде съпоставена с поръчката и доставката и платена, някой трябваше да раздели скана, да го провери и да въведе липсващите данни в ERP системата Infor.

Какво им струваше това

  • Един PDF, шест документа. Пет или шест различни документа, сканирани заедно, в произволен ред, на много страници.
  • Липсващи документи, търсени на око. Пакет без спецификация на материалите или без документ за доставка е непълен, а откриването на това на ръка е бавно.
  • Плащане за стока, която никой не е потвърдил. Изискваха се три до четири подписа, едни одобряващи транспорта, други потвърждаващи получаването. Без тях компанията рискуваше да плати за стока, за която никой не се е разписал.
  • Празнини в ERP системата. Транспортните данни и данните за фактурите в Infor оставаха непълни, докато някой не ги въведе от документите.
  • Равнението чака. Фактурите не можеха да бъдат съпоставени с поръчките и данните за доставка, докато всичко това не бъде свършено.
Едно сканиране, пет или шест документа
  • Един сканиран PDF на пратка → Фактура
  • Един сканиран PDF на пратка → Поръчка за покупка
  • Един сканиран PDF на пратка → Транспортни документи
  • Един сканиран PDF на пратка → Документи за доставка
  • Един сканиран PDF на пратка → Спецификация на материалите

Подходът

Изградихме UiPath робот, който превръща всеки сканиран пакет в пълни, проверени записи в Infor. UiPath Document Understanding чете документите, а UiPath Action Center позволява на хората да допълнят онова, което роботът не може.

От един скан до чисти данни в ERP

  1. Разделяне на пакета. Document Understanding класифицира страниците на всеки PDF с няколко документа и го разделя на петте или шестте отделни документа.
  2. Проверка за пълнота. Роботът проверява дали всеки документ, необходим за доставката, е налице, включително спецификацията на материалите.
  3. Извличане на данните. Document Understanding извлича нужните полета от всеки вид документ.
  4. Проверка на подписите. Роботът търси всеки от трите до четирите задължителни подписа, сред тях одобрението на транспорта и потвърждението за получаване, и ги сверява с изискванията за доставката.
  5. Хората попълват празнините. Липсващо или несигурно поле отива в Action Center, където човек го попълва или потвърждава.
  6. Въвеждане в Infor. Пълните, валидирани данни се въвеждат в уеб базираната ERP система Infor.
  7. Равнение. Фактурите се равняват спрямо поръчките за покупка и транспортните данни, а липсващите данни се добавят в Infor от документите.
От едно сканиране до чисти данни в ERP
  • Разделяне на пакета
  • Проверка за пълнота
  • Извличане на данни
  • Проверка на подписите
  • Action Center
  • Въвеждане в Infor
  • Тристранно съпоставяне

Технологии

СлойКакво използвахме
АвтоматизацияUiPath Studio, UiPath Orchestrator
Документен AIUiPath Document Understanding: класификация, разделяне, извличане
Проверка на подписиРазпознаване на подписи във всеки задължителен документ
Човешка намесаВалидиране в UiPath Action Center
ERPInfor (уеб)
РавнениеДанни от фактури, поръчки за покупка и транспорт

Резултатът

Документите за всяка доставка вече стигат до Infor като отделни, проверени документи с пълни данни, а хората виждат само случаите, които роботът не може да реши сам.

ПредиСлед
Разделяне на скан с 5-6 документаНа ръкаАвтоматично
Проверка дали всеки документ е налицеНа окоАвтоматично, включително спецификацията на материалите
Проверка на 3-4 подписаНа окоАвтоматично, несигурните случаи отиват при човек
Данни в InforВъвеждани на ръкаВъведени от робота
Равнение на фактуритеЧакаше всичко изброеноСпрямо поръчката и данните за доставка
  • Сканираните пакети с много документи се разделят, проверяват и въвеждат в Infor автоматично.
  • Всяка доставка се проверява за всички задължителни документи и подписи преди равнението.
  • Празнините в транспортните данни и данните за фактурите се попълват от документите, а хората участват само при несигурните случаи.
  • Фактурите се равняват с поръчките за покупка и данните за доставка.
  • Клиентът не е отчитал обеми или спестявания, затова не посочваме такива.

Рискът, който повечето екипи пропускат

Проектите с документен AI обикновено се тестват върху чисти, единични документи. Истинските транспортни документи са скан на пет или шест документа от различни изпращачи, в произволен ред, някои завъртени, някои с ръкописни подписи. Правилното разделяне на пакета е стъпката, от която зависи всичко останало, а „наличен“ подпис не е същото като подписа на правилния човек на правилното място. Когато разделянето, проверката за пълнота и проверката на подписите се изграждат първи, а всеки несигурен случай минава през Action Center, грешните данни остават извън ERP системата.

Два свързани проекта: равнение на фактури от EnergyLink за американски производител на нефт, също с UiPath и Action Center, и обработка на фактури с AI, където сканирани пакети от 200 смесени документа се разделят, разчитат и осчетоводяват.

Изградено с

Инструментите, на които работи решението, по слоя, който всеки носи.

  1. Приложения и интеграция
  2. Автоматизация

Сходна работа

Вижте всички

Следваща стъпка

Започнете същия разговор

Кажете ни кой процес се къса постоянно. Ще се върнем с това какво е нужно да се оправи, колко ще струва и какво ще измерваме.

Запазете работна сесияВижте начините да започнете

Или пишете директно: •••••@•••••••.•••

  • Отговор от партньор в рамките на един работен ден
  • Фиксиран обхват и фиксирана цена, уговорени предварително
  • Картите и backlog-ът остават ваши във всеки случай