Автоматизирана обработка на документи от доставчици и подизпълнители
- Клиент
- Организация с мрежа от доставчици и подизпълнители · 4 вида документи в един поток
- Отдел
- Снабдяване
Фактури, отчети за отработено време, одобрения на времето и поръчки за покупка от подизпълнители: четири вида документи, четири набора правила, а всеки, оставен на ръчна обработка, е още един шанс за забавяне и грешка в отношенията с доставчиците. Проектирахме една преизползваема UiPath архитектура, която автоматизира и четирите, с отчети и BI табла отгоре.
Работещ модел на подхода с примерни данни. Върви сам и спира, когато не е на екрана; нищо тук не докосва реална система.
Резултатите
- 4
- автоматизирани вида документи от подизпълнители
- Фактури, отчети за време, одобрения на време и поръчки за покупка. Обхват, не спестяване.
- 1
- преизползваема архитектура за четирите
- Един IPA дизайн върху UiPath, а не робот с едно предназначение. Обхват, не спестяване.
- 1
- слой за отчети и BI отгоре
- Собствени отчети и табла върху автоматизацията. Обхват, не спестяване.
Предизвикателството
Нашият клиент работи с мрежа от доставчици и подизпълнители. Всеки ангажимент генерира един и същ поток от документи: фактури, отчети за отработено време, одобрения на отработеното време и поръчки за покупка, всеки със собствен формат, собствени правила и собствено място във веригата на одобрение.
Зад този поток нямаше обща архитектура за автоматизация, която да се преизползва. Всеки вид документ беше отделен проблем, а това ограничаваше колко последователно може да се върши работата и докъде може да се мащабира между видовете документи и доставчиците.
Какво им струваше това
- Четири вида документи, четири начина на работа. Всеки вид документ минаваше по собствен ръчен път, със собствени правила и собствени възможности за грешка.
- Ръчна обработка, която не се мащабира. Повече доставчици и подизпълнители означаваха повече от същата работа, а не по-добър контрол.
- Забавяния и грешки в отношенията с доставчиците. Всеки неавтоматизиран вид документ беше още едно място, през което може да се промъкне закъсняло одобрение или грешна цифра.
- Фактури → Една преизползваема архитектура
- Отчети за работно време → Една преизползваема архитектура
- Одобрения на работно време → Една преизползваема архитектура
- Поръчки за покупка → Една преизползваема архитектура
Подходът
Бяхме архитект на решението при внедряване на интелигентна автоматизация на процеси (IPA) върху UiPath и проектирахме една преизползваема архитектура за целия поток от документи на подизпълнителите, вместо робот с едно-единствено предназначение.
Една архитектура, четири вида документи
| Вид документ | Мястото му в отношенията с доставчика |
|---|---|
| Фактури | Какво фактурира подизпълнителят |
| Отчети за отработено време | Часовете, които стоят зад фактурата |
| Одобрения на отработеното време | Потвърждението на тези часове |
| Поръчки за покупка | Ангажиментът, срещу който се фактурира работата |
И четирите са автоматизирани върху една и съща основа.
Защо една архитектура, а не по един робот за всеки документ
- Последователност. Един и същ дизайн важи за всеки вид документ, така че правилата се прилагат еднакво и за четирите, а не само за най-натоварения.
- Мащаб. Преизползваемият дизайн премахва точно онова, което ограничаваше ръчния процес: всеки нов вид документ или доставчик стъпва върху вече изграденото.
- Едно нещо за поддръжка. Подобрение в общата основа подобрява всеки поток, който работи върху нея.
- Отговорност на ниво архитектура. Отговаряхме за дизайна на автоматизацията, а не само за изграждането на роботи.
Отчетност отгоре
Над автоматизацията са изградени собствени отчети и BI табла, които дават постоянна видимост върху потока от документи на подизпълнителите.
- Четири вида документи
- Преизползваема UiPath IPA архитектура
- Отчети и BI табла
Технологии
| Слой | Какво използвахме |
|---|---|
| Платформа за автоматизация | UiPath, интелигентна автоматизация на процеси (IPA) |
| Логика на автоматизацията | Собствена автоматизация върху една обща, преизползваема архитектура |
| Отчетност | Собствени отчети и BI табла |
Резултатът
За този ангажимент не са записвани обеми, точност или спестено време, затова резултатът е описан като обхват, а не като спестявания.
| Преди | След | |
|---|---|---|
| Видове документи от подизпълнители | Четири, всеки по собствен път | Четири, автоматизирани върху една обща архитектура |
| Дизайн на автоматизацията | Без обща, преизползваема архитектура | Една преизползваема UiPath IPA архитектура |
| Видимост | Отделно от потока документи | Собствени отчети и BI табла върху автоматизацията |
- Автоматизирани четири вида документи от подизпълнители: фактури, отчети за отработено време, одобрения на отработеното време и поръчки за покупка.
- Една преизползваема архитектура вместо робот с едно-единствено предназначение.
- Отчети и BI табла, изградени върху автоматизацията за постоянна видимост.
- Отговорност на ниво архитект на решението за дизайна на автоматизацията.
Рискът, който повечето екипи пропускат
Екипите често автоматизират първо най-натоварения вид документ, а останалите оставят ръчни. Тогава процесът продължава да върви със скоростта на най-бавната си ръчна стъпка, а всеки следващ вид документ става нов проект. Една архитектура за четирите премахва това слабо звено от самото начало.
Изградено с
Инструментите, на които работи решението, по слоя, който всеки носи.
Сходна работа
Управление на веригата за доставки5–6документа, разделени от всеки сканиран пакетОбработка на транспортни документи с UiPath за индустриален дистрибуторИндустриален дистрибутор · САЩ · клапани, тръби и арматура за управление на потоци, над 50 локацииПрочетете проекта
Енергетика и комунални услуги20+автоматизации в реална експлоатацияПрограма за интелигентна автоматизация за италианска мултикомунална групаЛиствана мултикомунална група · Италия · пет провинции, енергия, води, отпадъци и обществени услугиПрочетете проекта
Строителство и инфраструктура< 1 денПрогнозаза управленска отчетност вместо 30ERM платформа за пътно строителствоПътностроителна група · България · ~300 служители, над €100 млн. приходи, собствени асфалтови, бетонови и горивни базиПрочетете проекта
Следваща стъпка
Започнете същия разговор
Кажете ни кой процес се къса постоянно. Ще се върнем с това какво е нужно да се оправи, колко ще струва и какво ще измерваме.
Или пишете директно: •••••@•••••••.•••
- Отговор от партньор в рамките на един работен ден
- Фиксиран обхват и фиксирана цена, уговорени предварително
- Картите и backlog-ът остават ваши във всеки случай