Програма за интелигентна автоматизация за италианска мултикомунална група

От 2020 до 2025 г. изградихме и поддържахме управлявана програма за автоматизация с над 20 UiPath робота върху пълния UiPath Automation Cloud, притежавана от Център за компетентност вътре в компанията, с мониторинг, отчетност и тримесечни прегледи с ръководството. Четири от процесите ѝ показват обхвата.

1. Анализ на сигнали за сигурност

• Всеки сигнал се чете автоматично. Роботът събира отчетите със сигнали от Darktrace от пощенската кутия, в която пристигат, разархивира прикачените файлове и разчита всеки сигнал: модел, степен на сериозност, IP адрес на източник и получател, порт и връзка.
• Един елемент в опашката за всеки сигнал. Сигналите влизат в опашка в Orchestrator, така че всеки се проверява, повтаря и записва самостоятелно.
• Информация за заплахи за всеки IP адрес. Външните адреси се проверяват във VirusTotal и IBM X-Force Exchange за регистрирани заплахи и държава на произход, с бял списък за известни безопасни адреси и резервна услуга за геолокация.
• Ясни правила за ескалация. Сигналът се ескалира, ако източникът или получателят е извън ЕС, ако някой от тях има регистрирани заплахи или ако съвпада с наблюдаван модел в Darktrace, като отказ на услуга, криптокопаене, BitTorrent, Pastebin, изтегляния от Tor или FTP.
• Отчети за администраторите. Ескалациите достигат до ИТ сигурността като форматирани HTML имейли; всеки сигнал се записва в ежедневни отчети за обработката и сигналите, с отделен дневник на изключенията.

2. Събиране на телекомуникационни фактури

• Пет оператора, един робот. Роботът влиза в шест портала на пет телекомуникационни оператора с идентификационни данни, съхранявани в Orchestrator, за всеки фирмен акаунт и тип линия, и сваля фактури и техническа документация в PDF и CSV.
• Нищо не се сваля два пъти. Проверява какво вече е заведено, обработва архивирани файлове и преименува файловете по една конвенция.
• Заведено там, където работят финансите. Документите отиваха във финансовото хранилище за документи, а по-късно в програмата и в ServiceNow.
• Работи по цикъла на фактуриране. Ежемесечно или през месец според портала, с отчет за изпълнението и известия на италиански до собственика на процеса, включително за бизнес изключенията.

3. Проверка на горивни карти

• Свалени транзакции. Роботът сваля всички зареждания с фирмените горивни карти от клиентския портал на доставчика.
• Четири автоматични проверки. Само редовете за гориво, сортирани по регистрационен номер и дата, след което се проверяват за грешен километраж, разлика в километража между зарежданията, среден разход и цена.
• Аномалиите към човешки ресурси. Пълен проверен отчет и отделен отчет с аномалиите се запазват и изпращат по имейл на отговорниците.

4. Разпределение на разходите за гориво

• Извлеченията се четат автоматично. Роботът чете PDF извлеченията за гориво от двама доставчици и извлича регистрационния номер и сумата за всеки автомобил.
• Разходите отиват при правилното дружество. Всяка транзакция се съпоставя със съществуващите данни за разходите и се записва в шаблона на дружеството от групата, което притежава автомобила, за седем дружества.

В цялата програма

• Център за компетентност вътре в компанията. Създадохме го, за да управлява програмата: поток от идеи, стандарти, собственост и връзката с ръководството.
• Пълният UiPath Automation Cloud. Опашки, активи и идентификационни данни в Orchestrator; Action Center за стъпки с човешка намеса; Document Understanding с AI за процеси, базирани на документи.
• Изградено по един стандарт. Robotic Enterprise Framework, конфигурационни файлове, разделяне на бизнес и системни изключения, дневници на изключенията и екранни снимки, тестови среди.
• Мониторинг и управление. Система за мониторинг с отчетност и тримесечни срещи с ръководството за преглед на програмата и решение какво да се подобри.

Технологии

В продължение на пет години програмата работеше като система в реална експлоатация, а не като сбор от еднократни роботи: над 20 автоматизации, един стандарт, един собственик вътре в компанията.

• Над 20 автоматизации в реална експлоатация в ИТ сигурност, финанси и човешки ресурси, от 2020 до 2025 г.
• Център за компетентност вътре в компанията, който притежава програмата.
• Всеки сигнал от Darktrace проверен в два източника на информация за заплахи, с ескалации и отчети за системните администратори.
• Ежемесечното събиране на фактури от пет телекомуникационни оператора изцяло снето от служителите.
• Всяка транзакция с горивна карта проверена по четири начина, с докладвани аномалии, и разходите за гориво разпределени между седем дружества от групата.
• Програма на стойност няколкостотин хиляди евро за целия ѝ срок, наблюдавана и преглеждана всяко тримесечие с ръководството, докато клиентът не премести автоматизацията си в Microsoft Power Automate през 2025 г.
• Обхват, а не спестявания. Време, разходи и възвръщаемост не са измервани; цифрите на тази страница описват програмата.

Рискът, който повечето екипи пропускат

Двадесет робота не са двадесет проекта; те са система в реална експлоатация. Порталите сменят екраните си без предупреждение (историята на робота за телекомуникационни фактури е дълъг списък с поправки на екрани и изскачащи прозорци), API-тата за информация за заплахи ограничават заявките, пощенските кутии се пълнят. Без мониторинг и собственик роботът спира тихо, а бизнесът разбира, когато липсва фактура или сигнал е останал непрочетен. Тук програмата работеше през Център за компетентност, с централен мониторинг, опашки по елемент и отчети за изключенията, и с тримесечни прегледи, на които ръководството виждаше какво работи и какво трябва да се поправи.