Всички случаи и публикации

Строителство и инфраструктура

Откриване на измами с работното време за строителен консорциум на метро

Анонимизиран ангажимент
Клиент
Строителен консорциум · Европа · изграждане на метролиния, над 1 200 души през пропускателните пунктове
Индустрия
Строителство и инфраструктура
Отдел
Риск, съответствие и одит
Регион
Европа

Всяко отчитане на работно време за отсъстващ колега е час, платен за работа, която никой не е свършил, а при 61 000 записа годишно никой не може да го забележи на око. Изградихме UiPath робот, който откри твърде синхронните отчитания и провери всяко от тях срещу 1,4 млн. събития на пропускателните пунктове. Около 14% от проверените служители показаха злонамерено поведение при отчитането.

Работещ модел на подхода с примерни данни. Върви сам и спира, когато не е на екрана; нищо тук не докосва реална система.

Резултатите

14%
от проверените служители с измамни отчитания
Констатация на одита, съобщена от екипа по изпълнението, от 154 проверени служители.
61 000
дневни записа за работно време
61 138 записа за 154 служители за 13 месеца, извлечени от отчета за работно време.
1,4 млн.
събития на пропускателните пунктове
Около 1,39 млн. събития от контрола на достъпа на 98 локации.

Предизвикателството

Нашият клиент е строителен консорциум, който изгражда метролиния през центъра на голям европейски град: десетки действащи обекти, подземни станции и шахти и над 1 200 души, преминали през пропускателните пунктове за една година. Служителите отчитаха влизане и излизане в система за работно време, а всеки, който влиза на обект, минаваше и през пункт с контрол на достъпа. Двете системи никога не бяха сравнявани.

Това оставяше място за два вида злоупотреби: служител, който отчита влизане или излизане за колега, който не е на обекта, и служители, които отчитат повече часове, отколкото са работили. Компанията възложи вътрешен одит, за да разбере колко разпространено е това.

Какво им струваше това

  • Плащане за часове, които никой не е работил. Всяко фалшиво отчитане се плаща като отработен час, плюс осигуровките за сметка на работодателя.
  • Невидимо при такъв мащаб. 61 000 дневни записа за работно време и 1,4 млн. събития на пропускателните пунктове годишно не могат да се сравнят на ръка.
  • Безопасност и охрана на обекта. Човек, отчетен като присъстващ, който не е там, или обратното, е реален проблем на действащ подземен строителен обект.
  • Заразен пример. Злоупотреба, която никога не се открива, се разпространява, защото колегите виждат, че остава без последствия.
  • По-слаба позиция по разходите. При проект, в който разходите за труд се префактурират и оспорват, надутите часове подкопават всяка цифра, която компанията трябва да защити.
Как се разкрива чужд клокинг
  • Два клокинга в една минута
  • Сравнение със събитията на портала
  • Един човек е на обекта
  • Един клокинг без запис на портала

Подходът

Изградихме UiPath робот като аналитичен двигател на вътрешния одит. Той превърна собствените отчети за работно време на компанията в данни, откри отчитанията, които статистически са твърде синхронни, за да са истински, и провери всеки заподозрян случай срещу системата за контрол на достъпа.

От отчет за работно време до одитни доказателства

  1. От отчет към данни. Роботът прочете отчета за работно време (PDF), разчете всеки блок по служител и ден с шаблони и изгради таблица от 61 138 дневни записа за 154 служители за 13 месеца: длъжност, обект, до три влизания и излизания на ден и общи суми.
  2. Откриване на синхронни отчитания. За всеки ден роботът сравни часовете на влизане и излизане на всеки служител с тези на всички останали и отбеляза двойките, отчели влизане и излизане в рамките на 0, 1, 2, 3 или 4 минути един от друг: почеркът на един човек, който чекира две карти.
  3. Проверка за работа през уикенда. Отчитанията в събота и неделя се преброиха по служител като втори индикатор.
  4. Кръстосана проверка с пропускателните пунктове. Отчетените смени на всеки заподозрян бяха проверени месец по месец срещу около 1,4 млн. събития от контрола на достъпа на 98 локации, за да се потвърди дали човекът наистина е минал през пункта.
  5. Доказателства за одиторите. Резултатите се записаха в работни книги по проверка и по интервал, със съответните събития от пропускателните пунктове до всеки случай, за да може одитният екип да прегледа всеки от тях.
От записи за работно време до отбелязани служители
  • 61 138 дневни записа
  • < 30 съвпадащи двойки на интервал
  • 14% от 154 служители
Всеки заподозрян е проверен спрямо около 1,4 милиона събития на портала.

От хиляди съвпадения до списък, който може да се прегледа

Съвпаденията само по влизане в една и съща минута са обичайни на натоварен обект: над 2 000 при нула минути разлика. Изискването да съвпадат и влизането, и излизането ги сви до под 30 двойки за интервал, а проверката срещу пропускателните пунктове постави собствените събития на всеки заподозрян до записа му за работно време. Одиторите преглеждаха доказателства, а не статистика.

Изграден за разследването

Бърза, целева аналитика, изпълнена под ръководството на одита върху данни, с които компанията вече разполага, а не постоянен робот в продукция.

Технологии

СлойКакво използвахме
Автоматизация и анализUiPath Studio, дейности за таблици с данни и Excel, VB.NET
Разчитане на документиИзвличане на текст от PDF, регулярни изрази
ИзточнициОтчет за работно време (PDF), експорт от контрола на достъпа (Excel, по месеци)
РезултатРаботни книги с одитни доказателства по проверка и интервал

Резултатът

Одитният екип получи това, което никога не би могъл да изготви на ръка: всяко подозрително отчитане, поставено до записа от пропускателния пункт, който го потвърждава или опровергава.

ПредиСлед
Работно време срещу достъп до обектитеНикога не са сравняваниСверени за 13 месеца
Обхват на проверкатаНевъзможна на ръка61 138 записа за работно време и ~1,4 млн. събития на пропускателните пунктове
Отчитане за чужд колегаНевидимо запис по записОткрито при интервали от 0 до 4 минути
ДоказателстваБез системна проверкаРаботна книга по проверка, със съответните събития от пунктовете
  • Около 14% от проверените служители показаха злонамерено поведение при отчитането на работното време.
  • Няколкостотин часа, платени, но неотработени, открити за проверения период. При средна цена на труда в строителството от около €24 на час това са приблизително €7 000–€22 000 (наша оценка).
  • 13 месеца работно време и 1,4 млн. събития на пропускателните пунктове сверени, нещо невъзможно на ръка.
  • Доказателства по всеки случай за вътрешноодитното разследване.

Рискът, който повечето екипи пропускат

Системата за работно време проверява, че карта е използвана, но не и кой я е използвал. Измама, която разчита на ръката на колега, изглежда напълно нормално запис по запис; тя проличава само когато записите се сравнят помежду си и с втора, независима система. Другият капан е законодателството за наблюдение на служителите: проверките на персонала са регулирани, включително от GDPR, така че анализът трябва да върви върху данни, които компанията вече законно притежава, при одитен мандат, а констатациите да се преглеждат от хора, преди да се предприеме каквото и да е.

Изградено с

Инструментите, на които работи решението, по слоя, който всеки носи.

  1. Приложения и интеграция
  2. Автоматизация
  3. Данни и облак

Сходна работа

Вижте всички

Следваща стъпка

Започнете същия разговор

Кажете ни кой процес се къса постоянно. Ще се върнем с това какво е нужно да се оправи, колко ще струва и какво ще измерваме.

Запазете работна сесияВижте начините да започнете

Или пишете директно: •••••@•••••••.•••

  • Отговор от партньор в рамките на един работен ден
  • Фиксиран обхват и фиксирана цена, уговорени предварително
  • Картите и backlog-ът остават ваши във всеки случай