Автоматизирана проверка на разходи по европейски грантове за италиански регион

Изградихме UiPath робот върху собствената инфраструктура на региона, който взема всеки финансиран проект, събира доказателствата му и създава стандартна контролна Excel таблица, която контрольорът преглежда и подписва. Водихме проекта от край до край: анализ заедно с региона, архитектура, разработка и тестване.

Една работна единица на проект

Роботът чете списъка с проекти за контрол и поставя по един елемент за всеки проект в опашка на UiPath Orchestrator, така че всеки проект се обработва, повтаря и отчита самостоятелно.

Четири етапа на робота за всеки проект

1. Контролни листове от присъствените дневници. За всеки присъствен дневник в проекта роботът създава лист в контролната таблица на проекта, без дублиране при повторно изпълнение.
2. Часове, сверени с плана. От всеки дневник чете заглавията на дейността и изданието, обучителите и техните часове, както и планираните и реално присъствените часове на обучаемите, сверява изданието със списъка на обучаемите в модела на разходите и записва всичко в контролния лист.
3. Квалификация на обучителите от автобиографиите. Съставя списъка на обучителите от всички дневници, намира автобиографията на всеки, чете PDF файла, извлича роли и периоди чрез разпознаване на шаблони и ги записва, за да може контрольорът да потвърди допустимостта на всеки обучител.
4. Фактури срещу отчета за разходите. За всеки разходен ред, деклариран като фактура, намира съответния PDF по номер на документа, чете доставчик, данъчен номер, дата на фактурата, данъчна основа, ДДС и обща сума и записва декларираните и реалните стойности една до друга, като отбелязва съвпаденията.

Изграден по добрите практики на UiPath

UiPath Robotic Enterprise Framework: конфигурационен файл, опашки в Orchestrator, бизнес изключения, отделени от системните, повторни опити, екранни снимки при изключение и тестова среда.

Контрольорът остава водещ

Роботът подготвя доказателствата. Контрольорът на региона взема и подписва решението.

Съответствие, заложено в дизайна

Според правилата на ЕС за кохезионните фондове управляващият орган трябва да провери, че съфинансираният разход е реален, допустим и документиран, преди да го изплати. Роботът създава еднакъв контролен файл за всеки проект, който може да бъде прегледан, запазва подписа на контрольора като точка на решение и записва изключение за всеки проект, който не е успял да завърши.

Технологии

По този ангажимент не са измервани спестявания на време или разходи, затова резултатът е описан като промяна, а не като спестявания.

• Изцяло ръчен процес на проверка, превърнат в автоматизиран.
• Всеки проект се контролира по един и същ начин, в една и съща структура на контролната таблица.
• Контрольорите преглеждат подготвени доказателства, вместо да ги преписват.
• Три източника на доказателства, присъствени дневници, автобиографии на обучителите и фактури, сверявани автоматично с декларирания отчет за разходите.
• Внедрено в регионална администрация, върху нейната собствена инфраструктура, водено от нас от анализа до тестването.

Рискът, който повечето екипи пропускат

Доказателствата по грантовете не са еднородни. Всяка покана, всеки бенефициент и всяка година носят дневници с малко по-различно оформление, автобиографии във всякакви формати и фактури, които са сканирани, а не цифрови. Робот, изграден върху една извадка, се чупи още на втората покана. Тук всеки проект е отделна работна единица, бизнес изключенията (липсващи или несъответстващи доказателства, които отиват при контрольора) са отделени от системните (които се повтарят), а решението остава при контрольора. Неочакван документ спира един проект, а не цялото изпълнение, и никога не се превръща в непроверено възстановяване.

Още работа по контрол на средства от ЕС: AI асистент за вътрешен одит, работещ изцяло на място, проектиран за публична агенция, управляваща средства от ЕС.