Валидиране на студентски прием с AI за италиански университет

Изградихме UiPath робот, който работи по приема като член на приемния екип: валидира всяко заявление от край до край, предава на служителите случаите, които не може да завърши, и отчита останалите.

Как се валидира всяко заявление

1. Правила от приемния екип. Събрахме правилата за валидиране от служителите по прием и от познанията им за процеса и ги превърнахме в ясни проверки, които могат да се тестват.
2. Автоматизация на портала. Непридружена UI автоматизация влиза в портала за прием, отваря всяко заявление и чете подадения формуляр и качените документи, за всеки филиал, който работи през портала.
3. Интеграция през API. Филиалът със системата за прием през API се обслужва от същата автоматизация чрез нейния API.
4. Разбиране на документи. UiPath Document Understanding класифицира качения документ и извлича данните му: лични карти, паспорти, шофьорски книжки и документи с данъчен номер, всеки в няколкото формата, приети в Италия.
5. Сверяване на формуляра с документа. Извлечените данни от документа се сравняват поле по поле с въведеното от кандидата във формуляра.
6. Валидност на данните. Регулярни изрази и правила според вида и формата проверяват дали всяка стойност е реална и коректно изписана и дали видът и форматът на документа са допустими.
7. Проверка на снимката, разработена от нас. Собствени алгоритми на Python проверяват снимката спрямо изискванията за портрет и я сверяват с лицето на документа за самоличност.
8. Човек в процеса. Когато роботът не може да извлече всяко поле или липсва информация, случаят отива при служителите по прием в UiPath Action Center, а резултатите се преглеждат в края на процеса. Роботът никога не гадае.
9. Отчет за изключенията. Всичко грешно или липсващо се докладва на университета в редовен Excel отчет, така че служителите се свързват само с кандидатите, при които има нужда.

Изграден да работи при всеки прием

• Оркестрация от UiPath Automation Cloud, с роботи на виртуални машини във вътрешната мрежа на университета.
• Проектиран и изграден по добрите практики на UiPath.
• Администрирахме средата в Automation Cloud и Windows инфраструктурата на роботите.
• Поддръжка, надграждане и обслужване на робота и инфраструктурата му от 2022 до 2025 г., с решаване на специфичните случаи в приемния процес, когато възникнат.

Технологии

Оригиналната документация по проекта е изгубена, затова числата по-долу са приблизителни: работни стойности и спомени на екипа по внедряването, а не одитирани измервания.

• Около 20 000 заявления за прием, валидирани годишно, в два приемни периода, от 2022 до 2025 г.: над 60 000 заявления за целия ангажимент.
• Около 90-95% от заявленията, обработени правилно от робота. Останалите, както и всеки случай с липсваща информация или полета, които не са могли да бъдат извлечени, отиваха при хора.
• Ръчната проверка премина към робота. Служителите вече поемат само грешните или непълните случаи; екипът по внедряването определя спестяванията като огромни, макар да не са измервани формално.
• Един стандарт за валидиране за всеки кандидат, всеки прием, във всички филиали и по двата канала.
• 3+ години непрекъсната работа, с поддръжка, надграждане и обслужване от нас през цялото време.

Рискът, който повечето екипи пропускат

Роботът за прием отказва в най-лошия възможен момент: първата седмица на приема, когато обемът скача, а промяна в портала, нов формат на документ или Windows актуализация на машината на робота го спира напълно. Поддръжката ни покриваше и робота, и инфраструктурата, на която работеше, а специфичните случаи се решаваха, когато възникнат, така че всеки прием започваше с работещ робот.