Всички случаи и публикации

Строителство и инфраструктура · Логистика и вериги за доставки

ERM платформа за пътно строителство

Анонимизиран ангажимент
Клиент
Пътностроителна група · България · ~300 служители, над €100 млн. приходи, собствени асфалтови, бетонови и горивни бази
Индустрия
Строителство и инфраструктура
Отдел
Операции
Регион
България

Пътен строител с 300 души, 180 камиона и машини, собствени асфалтови, бетонови и горивни бази и над €100 млн. годишно по обществени поръчки работеше на хартия, в Excel и в паметта на счетоводителите. Всяка цифра се въвеждаше три пъти, ръководството виждаше месеца с три до четири седмици закъснение, а сроковете за застраховки и технически прегледи живееха в таблицата на един човек. Проектирахме платформата, която управлява цялата дейност от едно място.

Работещ модел на подхода с примерни данни. Върви сам и спира, когато не е на екрана; нищо тук не докосва реална система.

Резултатите

< 1 ден
за управленска отчетност вместо 30 Прогноза
Прогноза, върху текущи данни.
180
МПС, машини и инсталации в една система
Всеки срок на валидност под контрол.
20+
вида документи, обработвани автоматично Прогноза
Ръчното въвеждане пада от 100% до под 10-20%, прогнозно.

Предизвикателството

Нашият клиент е българска пътностроителна група с около 300 души и над €100 млн. годишни приходи, която строи и рехабилитира пътища, магистрали, мостове и тунели по обществени поръчки. Групата разполага със собствени асфалтови и бетонови бази, трошачни инсталации, кариери и бензиностанции на няколко площадки, както и с парк от около 180 актива: леки автомобили, бусове, тежкотоварни камиони, пътни машини и производствени инсталации.

Отделите „Механизация“, „Техническа дейност“ и „Снабдяване“ работеха на хартия и в Excel. Финансовият отдел беше единственото място, където данните на компанията се събираха, така че всичко останало чакаше счетоводството.

Какво им струваше това

  • Тройно въвеждане. Всяка цифра се записваше на хартия, после в Excel и накрая от счетоводителите: 40-100+ изгубени часа месечно и една до две седмици всеки месец само за консолидиране.
  • Ръководство на тъмно. Отчетите изоставаха с 21-30 дни от реалността, без текуща картина на разходите по обект или по участък от магистрала.
  • Риск за съответствието при 180 актива. Датите на застраховки, технически прегледи, винетки и тахографи се следяха на ръка в таблица. Един пропуск означава незастрахован камион или спряла машина по обществена поръчка.
  • Шофьорски документи в огромен обем. Законът изисква пътен лист за всяко превозно средство всеки ден: около 2 000 месечно на хартия, които се пазят с години.
  • Неформални одобрения. Ремонти и покупки се одобряваха през чат приложения, без одитна следа.
  • Зависимост от един човек. Знанието за автопарка беше съсредоточено в един служител.
Пътят на една цифра днес
  • Записана на хартия
  • Въведена в Excel
  • Въведена пак от счетоводителите
  • Ръководството: 3-4 седмици късно

Подходът

Поехме проекта от „хартията ни убива“ до специфицирана, прототипирана и остойностена платформа: проучване на процесите в три отдела, пълна спецификация, работещ прототип на интерфейса, архитектура и план за изпълнение, годен за договор.

Платформа за управление на ресурсите на предприятието (ERM), а не поредната ERP система

Движена от документите и изградена върху три стълба (документен AI, единен централен регистър и автоматизирани работни потоци), със собствен уеб и мобилен интерфейс и интеграция със счетоводния софтуер, който финансовият отдел вече използва.

Документи на входа, данни на изхода: над 20 вида

Документите постъпват чрез качване, имейл или телефон, след което автоматично се разделят, класифицират и извличат. Центърът за действия показва оригиналния документ до извлечените полета с маркиран източник, позволява групово одобрение и може да отмени всяка промяна, породена от даден документ.

ОбластВидове документи
ФинансиВходящи фактури, фактури за гориво, количествени сметки, приемо-предавателни протоколи
АвтопаркПътни листове, дневници на превозните средства, карти за лимит на гориво, регистрационни талони, удостоверения за технически преглед, застрахователни полици, сервизни документи
Дейност на обектитеДневни отчети за извършена работа, кантарни бележки, товарителници, строителни актове, разрешителни, протоколи за произшествия
Хора и договориТрудови договори, здравни книжки, пълномощни, договори за наем, сертификати за калибриране, митнически декларации

17 модула, обхващащи цялата дейност

  • Транспорт и механизация. Пълно досие за всяко превозно средство и машина; горивни карти и наличности в собствените бензиностанции; равнение на горивото спрямо извлеченията на доставчиците; GPS маршрути; пътни листове, експортирани във формата на КАТ за законовото съхранение; заявки за сервиз с прагове за одобрение според сумата.
  • Календар на съответствието. Всеки изтичащ документ (застраховки, прегледи, винетки, тахографи и лицензи) с напомняния 30, 15 и 5 дни предварително.
  • Проекти и разходи. Проекти, подобекти и разходни категории; фактури, разпределени по проекти; текущ разход по обект и участък.
  • Снабдяване, служители и активи. Заявки и покупки, досиета на служителите с категории на свидетелствата за управление, дълготрайни активи и амортизации.
  • Управленски табла върху текущи данни вместо отчет отпреди месец.
  • Счетоводна интеграция. Двупосочна синхронизация с Microinvest и Плюс-Минус чрез самостоятелно хостван n8n и наши собствени конектори за Microinvest: фактурите излизат към счетоводството, а заплати, клиенти и амортизации се връщат обратно. Финансовият отдел запазва своя софтуер, а третото въвеждане изчезва.
  • Масов импорт от 14 формата на източници, от извлечения за гориво и GPS маршрути до заплати и застраховки.
  • Сигурност. Права по роля, модул и действие, двуфакторна автентикация и пълен одитен журнал. Интерфейсът се адаптира до размера на телефон, така че шофьорите качват пътните листове направо от кабината.
Центърът за действия
  • Оригиналът до извлечените полета
  • Източникът е подчертан на всяко поле
  • Групово одобряване
  • Отмяна на всяка промяна от документа
Един тежък камион, един картон
  • Застраховка и технически преглед
  • Винетка и тахограф
  • Напомняния 30, 15 и 5 дни предварително
  • Всички срокове в един календар

Прототип, през който отделите минаха сами

Всеки ключов екран беше проектиран и изграден като интерактивен прототип, така че механизация, техническа дейност и снабдяване да минат през собствените си процеси и да дадат обратна връзка, преди да съществува и един ред продукционен код. Именно там всъщност се откриват повечето изисквания.

План за изпълнение, който реално може да се изпълни

ФазаОбхват
1 ОсноваСървър за документен AI и автоматизация, инфраструктура, автентикация
2 ЯдроТранспорт и механизация, документно ядро, служители, администрация
3 БизнесСнабдяване, техническа дейност, отчети, табло, счетоводна интеграция
4 ДанниИмпорт, експорт, сигурност и производителност
5 ПусканеТестване (QA), DevOps, приемане

Пет фази за 30-36 седмици и около 3 800 часа разработка, с писмено одобрение на всяка фаза, критерии за приемане на всеки резултат, модел за тежест на дефектите със срокове за отстраняване и модел за поддръжка с ангажименти за наличност.

Технологии

СлойС какво проектирахме
Потребителски интерфейсReact, TypeScript, Vite, Tailwind CSS, shadcn/ui
Сървърна частNode.js, PostgreSQL, Redis и BullMQ, S3-съвместимо хранилище
Автоматизация и AIСамостоятелно хостван n8n, разделител в Google Document AI и собствени модели за извличане
ИнтеграцииMicroinvest (наши конектори), Плюс-Минус, GPS проследяване, данни от горивни карти
ЕксплоатацияDocker, nginx, GitHub Actions, Sentry, хостинг в ЕС

Резултатът

Всички цифри по-долу са прогнозни, изведени от проучването и спецификацията.

ДнесС платформата (прогноза)
Ръчно въвеждане на данни100%, три пътиПод 10-20%
Управленска отчетност21-30 дни закъснениеПод един ден, в реално време
Изтекла застраховка или прегледОткриват се случайноНапомняния 30, 15 и 5 дни предварително
Обработка на документиНа ръка60-90% по-бързо, ~80% по-малко грешки
ОдобренияЧат приложенияПрагове, одитен журнал
  • Една платформа за автопарк, бази, обекти, снабдяване, персонал и отчетност в компания с 300 души и 180 актива.
  • Над 20 вида документи, обработвани автоматично.
  • Над 100 часа месечно, върнати на екипа, и облекчено счетоводство.
  • Възвръщаемост за под 18 месеца, при около една пета от цената на сравнимо внедряване на ERP.
  • Спецификация и прототип, които имат самостоятелна стойност. Всеки симптом, с който клиентът дойде (тройното въвеждане, закъснелите отчети, невидимите срокове), е проследен до модула, който го премахва.

Рискът, който повечето екипи пропускат

Готовата ERP система не познава българските пътни листове, нито вашите бази. Ако документите не влизат автоматично, екипите се връщат към Excel в рамките на едно тримесечие, а инвестицията остава неизползвана.

Изградено с

Инструментите, на които работи решението, по слоя, който всеки носи.

  1. Приложения и интеграция
  2. ИИ
  3. Автоматизация
  4. Данни и облак

Сходна работа

Вижте всички

Следваща стъпка

Започнете същия разговор

Кажете ни кой процес се къса постоянно. Ще се върнем с това какво е нужно да се оправи, колко ще струва и какво ще измерваме.

Запазете работна сесияВижте начините да започнете

Или пишете директно: •••••@•••••••.•••

  • Отговор от партньор в рамките на един работен ден
  • Фиксиран обхват и фиксирана цена, уговорени предварително
  • Картите и backlog-ът остават ваши във всеки случай