Счетоводство и текущо осчетоводяване · Плащания · Операции в електронната търговия · Професионални услуги
Равнение на плащания от много канали и импорт в счетоводството
- Клиент
- Счетоводна кантора · България · счетоводство на международен доставчик на центрове за данни и хостинг
- Индустрия
- Счетоводство и текущо осчетоводяване
- Отдел
- Финанси и счетоводство
- Регион
- България
Карта, PayPal, банков превод и два крипто канала, всеки уреждан на пакети дни по-късно и минаващ през междинни сметки. Всеки месец счетоводител губеше 3-4 дни, за да установи коя поръчка в кой депозит е, а едно несъответствие означаваше разплитане на целия месец. Сега месецът се равнява сам и пристига в счетоводния софтуер като готов импортен файл.
Работещ модел на подхода с примерни данни. Върви сам и спира, когато не е на екрана; нищо тук не докосва реална система.
Резултатите
- 600
- фактури, осчетоводени в един месечен цикъл
- 1 778 счетоводни реда, 0 системни грешки.
- 95%
- от банковите редове, обработени автоматично
- 100% от фактурите обработени.
- ~3 мес.
- до пълно изплащане
- 3-4 дни работа на счетоводител по-малко всеки месец.
Предизвикателството
Нашият клиент е малка българска счетоводна кантора. Бизнесът зад тази автоматизация е един от нейните клиенти: доставчик на центрове за данни и хостинг, който продава онлайн на клиенти по целия свят.
Той приема пари по пет начина и нито един не се урежда поръчка по поръчка. Картовият процесор събира продажбите за един ден в едно плащане. PayPal прехвърля към Wise. Крипто борса превежда една сума дни след продажбата на кошница монети, за повече или по-малко от фактурираното. Парите минават през междинни сметки, преди изобщо да стигнат до банката. Счетоводството се води в AJUR, наследена българска счетоводна система без API, която приема данни само чрез собствения си импортен файл.
Всеки месец счетоводител седеше със седем отворени експорта, установяваше кои поръчки в кой депозит са, класифицираше всяко изходящо плащане, прилагаше правилното ДДС третиране за всеки клиент и после въвеждаше всеки резултат, операция по операция.
Какво им струваше това
- 3-4 работни дни месечно от времето на счетоводител, в кантора от двама души.
- Крехкост. Едно несъответствие, открито по-късно, означаваше разплитане на операциите за цял месец.
- Без ефект от мащаба. Работата растеше с обема поръчки на клиента, а не със счетоводния хонорар.
- Крипто риск. Курсовите разлики между фактура и продажба лесно се губеха или осчетоводяваха погрешно.
- Карта (Stripe) → Банкова сметка
- PayPal през Wise → Банкова сметка
- Банков превод → Банкова сметка
- CoinGate → Банкова сметка
- Kraken (BTC, LTC) → Банкова сметка
Подходът
Изградихме автономна система за месечно равнение и осчетоводяване върху самостоятелно хоствана n8n платформа. Един проект: съпоставянето и импортът в счетоводството са една и съща автоматизация.
Седем източника, един формат
PayPal, Wise, два експорта от Stripe, регистърът на CoinGate и две банкови извлечения се четат и нормализират в един вътрешен формат, независимо от кодировката или подредбата, с които ги доставя всеки доставчик. Основният регистър на поръчките е отправната точка за всяка поръчка, а методът на плащане определя кой маршрут на съпоставяне се прилага.
Пет механизма за съпоставяне, по един за всеки платежен маршрут
| Маршрут | Как се съпоставя поръчката |
|---|---|
| Карта (Stripe) | Поръчка, движение по баланса, изплащане, банков депозит, по сума и дата в рамките на 5 дни |
| PayPal | Поръчка, дневно теглене от PayPal, депозит в Wise, в рамките на 5 дни |
| Банков превод | По референцията на клиента в основанието за плащане |
| CoinGate | Поръчка, следващо теглене на или след датата на поръчката, банков депозит с точна сума |
| Kraken (BTC, LTC) | По префикс на транзакционния код, защото банката го отрязва |
По следите на парите
- Всяко преминаване през междинна сметка се проследява и осчетоводява, така че следата върви поръчка, процесор, междинна сметка, банков ред, счетоводна операция.
- Ценовите разлики при крипто между фактуриране и продажба се осчетоводяват автоматично като курсови печалби или загуби.
- ДДС по клиент. Всяка фактура се проверява за местоположение и вид на клиента, юридическо или физическо лице, и се прилага съответното третиране: вътрешно, в ЕС или извън ЕС.
- Многовалутно превалутиране и съпоставяне на доставчик към сметка за всяка транзакция.
Всяко изходящо плащане, класифицирано
Изходящите банкови редове минават през подредени правила, като първото съвпадение печели: първо се разпознават банкови такси, вътрешни преводи, НАП, заплати и движения със свързани лица; всичко останало се класифицира към доставчикова сметка по държавата на банката на контрагента: вътрешно, ЕС, извън ЕС, теглене на каса или банкова такса. Картовите плащания нямат IBAN на контрагента, затова държавата им се извежда от описанието на търговеца. Всичко, което стигне до края на правилата, се изважда в списък за проверка и никога не се отнася тихо по подразбиране.
Импортният файл, който наследената система приема
AJUR не приема нищо друго освен собствения си файл: специален формат с разделители, конкретна кодировка, блокова структура и последователни регистрационни номера. Всяка равнена транзакция става дебитна и кредитна операция точно в този формат. Автоматизацията подготвя и доставя файла; счетоводителят го внася и запазва контрола кое и кога се осчетоводява.
- Безопасно повторно изпълнение. Повторното изпълнение регенерира целия месец в нов пакет, вместо разлика, която би могла да се сблъска с вече внесени номера. По-ранните пакети се пазят като история.
- Отчетност. Месечен отчет дава на всяка транзакция статус, съпоставка и счетоводна операция, като маркираните редове са отделени в опашка за преглед.
- Седем източника, един формат
- Пет механизма за съпоставяне
- Проследяване на междинни сметки
- ДДС според клиента
- Файл за импорт в AJUR
Технологии
| Слой | Какво използвахме |
|---|---|
| Оркестрация | n8n, самостоятелно хостван |
| Източници | Експорти от Stripe, PayPal, Wise, CoinGate, Kraken и банката |
| Работно пространство и конфигурация | Google Drive със сервизни конектори на n8n, Excel, управляван от счетоводителя |
| Правила | Механизми за съпоставяне, ДДС правила, подредена класификация на доставчици, многовалутност |
| Счетоводна система | AJUR, чрез собствения му импортен формат |
Резултатът
| Преди | След | |
|---|---|---|
| Месечно приключване | 3-4 дни на счетоводител | Едно автономно изпълнение |
| Обработени фактури | На ръка | 100% |
| Редове от банкови извлечения | Класифицирани на ръка | ~95% автоматично |
| Счетоводни операции | Въвеждани една по една | Файл, който счетоводната система внася директно |
| Изплащане | Около 3 месеца |
- 600 фактури и 1 778 счетоводни реда в едно месечно изпълнение, с 11 реда за преглед и 0 системни грешки.
- 100% от фактурите обработени; около 95% от редовете в банковите извлечения обработени автоматично.
- 3-4 дни работа на счетоводител по-малко всеки месец. Автоматизацията се изплати за около три месеца.
- Всяка поръчка проследима от край до край: поръчка, процесор, междинна сметка, банков ред, счетоводна операция.
- Неяснотата е видима, никога отгатната. Всичко, което данните не могат да решат, се маркира с причината на самия ред.
- Същата рамка за конфигурация и изключения вече обслужва повече от един клиент на кантората.
- Статус, съвпадение и запис по ред
- 600 фактури, 1 778 счетоводни реда
- 11 реда маркирани за преглед
- 0 системни грешки
Рискът, който повечето екипи пропускат
Платежните доставчици променят форматите на експортите си, появяват се нови канали и междинни сметки. Без собственик на конфигурацията процентът на съпоставяне тихо спада. Тук всяко правило и всяка сметка живеят в таблица, която счетоводителят контролира.
Изградено с
Инструментите, на които работи решението, по слоя, който всеки носи.
- Приложения и интеграция
StripeПлатежен процесор, чиито изплащания равняваме с поръчки и банкови редове.
PayPalПлащания през портфейл, равнени в счетоводството.
WiseМноговалутна сметка, чиито извлечения равняваме в счетоводството.- AJURБългарски счетоводен софтуер, захранван чрез собствения му формат за импорт.
PayseraПлатежна сметка, чиито извлечения се равняват в счетоводството.
CoinGateПроцесор за криптоплащания, равнен с поръчки и банкови изплащания.
KrakenКриптоборса, чиито сетълменти се съпоставят по код на транзакция.
- Автоматизация
- Данни и облак
Сходна работа
Операции в електронната търговия< 2 минза равнение и осчетоводяване на цял месецРавнение и осчетоводяване за онлайн търговия с голям обемСчетоводна кантора · България · месечно приключване за онлайн търговец с 1 000-1 500 поръчки месечноПрочетете проекта
Счетоводство и текущо осчетоводяване97%от документите не изискват корекцияАвтоматизирана обработка на фактури с AIСчетоводна кантора · България · 10-15 служители, счетоводство на над 100 клиентски дружестваПрочетете проекта
Счетоводство и текущо осчетоводяване~90%автоматично изравнени и осчетоводени операцииАвтоматизирано изравняване на банкови извлеченияСчетоводна кантора · България · 10-15 служители, счетоводство на 100+ клиентски дружестваПрочетете проекта
Следваща стъпка
Започнете същия разговор
Кажете ни кой процес се къса постоянно. Ще се върнем с това какво е нужно да се оправи, колко ще струва и какво ще измерваме.
Или пишете директно: •••••@•••••••.•••
- Отговор от партньор в рамките на един работен ден
- Фиксиран обхват и фиксирана цена, уговорени предварително
- Картите и backlog-ът остават ваши във всеки случай