Автоматизирано изравняване на банкови извлечения

Изградихме автономен робот за изравняване на банкови извлечения върху самостоятелно хоствана n8n платформа, който осчетоводява директно в счетоводната система.

Четене на извлечения от всяка банка

Структурирани конектори за всяка банка четат съответния формат на извлечение. Поддържат се пет български банки, а нова банка е нов шаблон, а не пренаписване: последната отне около четири часа. Структурата и ключовите полета се валидират, преди нещо да бъде осчетоводено. Извлеченията, свалени и подредени от нашия робот за сваляне на извлечения, постъпват директно.

Съпоставяне с това, което наистина е открито

Роботът зарежда откритите фактури от Microinvest и съпоставя всеки ред от извлечението с тях. Вече погасените документи се разпознават, така че плащане никога не се регистрира два пъти. Съпоставените фактури се закриват с данните от извлечението.

Правила в ръцете на счетоводителите

Excel таблица с правила, съдържаща ключови думи от основанието, приход или разход, IBAN и дебитни и кредитни сметки, определя как се осчетоводява всяко движение. Правилата се изпълняват в n8n.

Осчетоводяване, идентично с ръчното въвеждане

• Установяване на контрагента. Контрагентите, които липсват в счетоводната система, се търсят в Търговския регистър и се създават със сметките си по подразбиране.
• Директно осчетоводяване. Съпоставените плащания се регистрират в собствената Microinvest база данни на всяко дружество през защитен VPN. Операциите в базата данни са изведени от записи, направени през екраните на самото приложение, така че резултатът е идентичен с ръчното въвеждане.

Изключения, от които системата се учи

Бизнес изключенията, като липсващо правило или несъпоставено дружество, се държат отделно от системните изключения, като посочен документ, който не е намерен или вече е платен. Когато името на дружеството не съвпада, на латиница в извлечението и на кирилица в счетоводната система, роботът изпраща форма за потвърждение и записва отговора обратно, така че съпоставянето остава завинаги.

Отчетност и сигурност

• Всяко извлечение създава собствен Excel отчет, ред по ред: IBAN и валута, вид операция, контрагент и сметка, сума и равностойност в евро, основание, дати, номер на документ, салдо след операцията, статус и идентификатор на изпълнението. Отчетът се записва в SharePoint и се изпраща по имейл на екипа.
• Всеки обработен ред се записва в движение, така че прекъснато изпълнение може да се повтори без дублирани записи.
• Файловете с извлечения се свалят на сървъра за автоматизация само за обработка и се изтриват веднага след това. Самият сървър изисква двуфакторно удостоверяване.

Технологии

• Около 90% от операциите се изравняват и осчетоводяват без счетоводител.
• Останалите 10% са предимно редове, изпратени от банката без използваемо основание, и те пристигат като кратък списък с изключения вместо цяло извлечение за четене.
• Всеки осчетоводен ред е проследим до своето извлечение, изпълнение и правилото, което го е съпоставило.
• Проблемът с изписването на контрагентите се решава сам: всяка попълнена форма се запазва и въпросът не се задава повторно.
• Третият робот от програма, който преизползва Microinvest конектора и търсенето в Търговския регистър, изградени за обработката на фактури.

Извлеченията се свалят сами, фактурите се осчетоводяват сами, плащанията се изравняват сами: три робота, една счетоводна кантора, никакво преписване.

Рискът, който повечето екипи пропускат

Клиентите добавят нови видове плащания и правилата постепенно се разминават с реалността. Без някой, който да отговаря за таблицата с правила, процентът на съпоставяне тихо спада. Именно поддържането на правилата в таблица, която счетоводителите сами актуализират, го задържа на 90%.