Счетоводство и текущо осчетоводяване · Професионални услуги · Банкови операции
Автоматизирано сваляне на банкови извлечения
- Клиент
- Счетоводна кантора · България · 10-15 служители, счетоводство на над 100 клиентски дружества
- Индустрия
- Счетоводство и текущо осчетоводяване
- Отдел
- Финанси и счетоводство
- Регион
- България
- Продължителност
- 6 седмици
- Екип по доставка
- 3 души
Една пропусната банкова сметка и месецът приключва върху непълни данни. За тази кантора рискът идваше два пъти месечно: над 70 клиентски дружества, три банкови портала, всяко влизане с двуфакторно удостоверяване. Сега никой не сваля извлечения на ръка.
Работещ модел на подхода с примерни данни. Върви сам и спира, когато не е на екрана; нищо тук не докосва реална система.
Резултатите
- 70+
- клиентски фирми, обхванати два пъти месечно
- Всяка сметка, всяка банка, без човек.
- 3
- банки, автоматизирани през порталите им
- Справя се с двуфакторно удостоверяване чрез SMS и приложение.
- ~25 ч
- ръчна работа по-малко всеки месец
- Приблизително 300 часа годишно.
Предизвикателството
Нашият клиент е българска кантора за счетоводни услуги и финансово управление с 10-15 души екип, която води счетоводството на над 100 клиентски дружества.
Преди всяко приключване, два пъти месечно, някой влизаше в три онлайн банкови портала, UniCredit Bulbank, ProCredit Bank и UBB, фирмен профил след фирмен профил, за над 70 дружества. Всяко влизане означаваше двуфакторна заявка: SMS код или потвърждение в приложение. След това трябваше да се отвори всяка сметка, да се свалят извлечението и салдото, файлът да се преименува по конвенцията на кантората и да се запише в правилната SharePoint папка.
Какво им струваше това
- Време. 5-6 часа за всяка голяма банка и 1-2 часа за по-малката, при всяко изпълнение.
- Зависимост от ключови хора. Можеха да го вършат само малкото хора с банковите достъпи, които получават кодовете. Отпуск или болничен спираха приключването.
- Риск за данните. Една пропусната сметка означаваше приключване върху непълни данни, открито едва когато числата не се връзват.
- Таван на растежа. Всяко ново клиентско дружество добавяше ръчни часове. Растежът струваше щатни бройки.
- Без API като резервен вариант. Банките не предлагат API за извлечения за тази употреба, така че единственият достъп е през същия уеб портал, който ползва човек.
- 3 банкови портала × 70+ фирмени профила × 2FA при всеки вход = 11-14 ч за приключване, два пъти месечно
Подходът
Изградихме автономен робот за сваляне на извлечения върху самостоятелно хоствана n8n платформа. Роботът достига банките през онлайн порталите им с RPA, а не през API.
Собствен RPA механизъм, вграден в n8n
Вместо да лицензираме отделен RPA продукт за всеки робот, изградихме собствени конектори за автоматизация на браузър, които работят директно в n8n worker-ите, върху версията с дългосрочна поддръжка на Playwright. Библиотеката съдържа над 50 собствени активности и може да автоматизира всяко приложение, работещо в браузър. Браузърът се държи като реален потребител: човешко въвеждане, темпо и навигация. Без RPA лиценз за робот, без отделна среда за роботите, а роботите се мащабират заедно с n8n worker-ите.
Конфигурация, управлявана от счетоводителите
По един Excel ред на банкова сметка: банка, фирмен профил както е изписан в портала, ЕИК, сметка, метод на удостоверяване, титуляр на достъпа, целева папка и превключвател за включване и изключване. Добавянето на сметка, дружество или цял нов клиент е ред, а не заявка за промяна.
Двуфакторно удостоверяване, по два начина
| Заявка | Как роботът я обработва |
|---|---|
| Еднократен SMS код | Кодът се улавя автоматично и се подава на робота през webhook, така че влизането завършва само |
| Потвърждение през приложение | Титулярят на достъпа получава форма с едно щракване; роботът изчаква отговора и продължава. Потвърждението остава у човека, който притежава достъпа |
Изграден така, че банките да не забележат робот
- Подредба по сесии. Сметките се групират по достъп, така че всички фирмени профили в една банка се обработват в една сесия. Без повторни влизания, без блокирания.
- Отделна под-автоматизация за всяка банка покрива навигация, вход, избор на дружество и сметка и сваляне, сглобена от същата библиотека с активности.
Подредени там, където ги очаква следващият робот
Извлеченията и салдата се свалят като PDF и Excel, конвертират се, където експортът на банката го изисква, преименуват се по конвенцията на кантората и се качват в SharePoint структура от папки по дати през Microsoft Graph API. Достъпите се пазят в шифровано хранилище.
- Изпълнява се автоматично на 5-о и 15-о число всеки месец и при нужда през защитен линк.
- Отделни сметки могат да се изключат, без да се пипа нищо друго.
- Ред в конфигурацията
- Автоматизация за банката
- Обработка на 2FA
- Сваляне и преименуване
- Папка в SharePoint
Технологии
| Слой | Какво използвахме |
|---|---|
| Оркестрация | n8n, самостоятелно хостван, в worker режим |
| RPA | Собствени n8n възли на база Playwright, 50+ активности |
| Двуфакторно удостоверяване | Webhook улавяне на SMS кодове, форми за потвърждение през приложение, таблици с данни в n8n |
| Архивиране | Microsoft SharePoint, Microsoft Graph API |
| Конфигурация и сигурност | Excel конфигурация, шифровано хранилище за достъпи |
Резултатът
| Преди | След | |
|---|---|---|
| Събиране на извлечения за едно приключване | 11-14 часа в три портала | Автономно |
| Кой може да го изпълни | Само титулярите на достъпите | Никой не е нужен |
| Нова банкова сметка | Още една ръчна стъпка при всяко изпълнение | Един конфигурационен ред |
| Именуване и подреждане на файловете | На ръка | Една конвенция, всеки път |
- Събирането на извлечения за над 70 дружества в 3 банки върви автономно, два пъти месечно.
- Около 25 часа ръчна работа по-малко всеки месец, приблизително 300 часа годишно.
- Приключването вече не зависи от това кой е в офиса и кой държи кодовете.
- Всеки файл пристига именуван и подреден по една конвенция. Именно това прави възможен следващия робот за банково равнение: този робот е неговият вход.
- Добавянето на нова банкова сметка струва един конфигурационен ред вместо време на разработчик.
- Преизползваем механизъм. Всеки друг портал или уеб приложение, което кантората използва, може да се автоматизира със същите 50+ активности.
Рискът, който повечето екипи пропускат
Банковите портали сменят оформлението си без предупреждение. Робот без наблюдение и план за поддръжка просто спира и никой не забелязва до приключването. Ние вграждаме и двете от първия ден.
Изградено с
Инструментите, на които работи решението, по слоя, който всеки носи.
- Автоматизация
- Данни и облак
Сходна работа
Счетоводство и текущо осчетоводяване~90%автоматично изравнени и осчетоводени операцииАвтоматизирано изравняване на банкови извлеченияСчетоводна кантора · България · 10-15 служители, счетоводство на 100+ клиентски дружестваПрочетете проекта
Счетоводство и текущо осчетоводяване97%от документите не изискват корекцияАвтоматизирана обработка на фактури с AIСчетоводна кантора · България · 10-15 служители, счетоводство на над 100 клиентски дружестваПрочетете проекта
Счетоводство и текущо осчетоводяване600фактури, осчетоводени в един месечен цикълРавнение на плащания от много канали и импорт в счетоводствотоСчетоводна кантора · България · счетоводство на международен доставчик на центрове за данни и хостингПрочетете проекта
Следваща стъпка
Започнете същия разговор
Кажете ни кой процес се къса постоянно. Ще се върнем с това какво е нужно да се оправи, колко ще струва и какво ще измерваме.
Или пишете директно: •••••@•••••••.•••
- Отговор от партньор в рамките на един работен ден
- Фиксиран обхват и фиксирана цена, уговорени предварително
- Картите и backlog-ът остават ваши във всеки случай