Автоматизирана обработка на фактури с AI

Изградихме автономен робот за обработка на фактури от край до край върху самостоятелно хоствана n8n платформа. Той снема изцяло въвеждането на фактури от екипа и пише директно в счетоводната система, която вече използват.

От сканиран пакет до осчетоводена операция

1. Приемане. Пакетите се събират от SharePoint библиотеката на клиента през Microsoft Graph API, по дружество и по период.
2. Разделяне и класификация с AI. Специално обучен разделител в Google Document AI разрязва многостраничния скан на отделни документи и отделя истинските фактури от касовите бележки, връщанията и всичко останало.
3. Извличане с AI, обучено върху български документи. Доставчик, ЕИК и ДДС номер, номер и дата на фактурата, данъчна основа, ДДС и обща сума, и всеки ред с количество и единична цена, включително при ръкописни документи. F1 резултат 0,95.
4. Нищо не се отгатва. Документ, който не може да бъде разчетен с увереност, остава за човек, вместо да бъде осчетоводен по предположение.
5. Бизнес правила. Авансови, окончателни и приспадащи аванс фактури се пропускат; фактури от предходната година се задържат; комбинацията доставчик и номер на фактура трябва да е уникална, така че дубликат никога не се осчетоводява.
6. Валидиране и обогатяване. Непознати доставчици се търсят в Търговския регистър и се създават със сметките си по подразбиране. Фактури, вече отбелязани като платени, се разпознават и пропускат.
7. Съпоставяне към сметки, управлявано от счетоводителите. Excel таблица с ключови думи от описанието, видове операции, IBAN-и и дебитни и кредитни сметки определя как се осчетоводява всеки ред. Счетоводните правила остават в ръцете на счетоводителите, а не в кода.
8. Директно осчетоводяване. Собственият ни конектор за Microinvest записва валидираните документи директно в базата данни на всяко дружество през MSSQL, по VPN тунел, който роботът отваря преди всяко изпълнение.
9. Отчет и изключения. Всеки ред се записва в хода на обработката и се обобщава в Excel отчет, който се качва в SharePoint и се изпраща по имейл. Всичко неосчетоводено се маркира като системно или бизнес изключение с причина на разбираем език.

Въпросът, който се задава само веднъж

Когато името на доставчик не съвпада, изписано на латиница във фактурата и на кирилица в счетоводната система, счетоводителят получава форма за потвърждение с едно щракване. Отговорът се запазва, така че същият въпрос никога не се задава втори път. Списъкът с изключения се свива сам всеки месец.

Изграден да работи без човек

• Изпълнява се по график ежедневно или при нужда през защитен линк.
• Безопасен за повторение след срив: без дублирани записи нито в отчета, нито в счетоводството.
• Наблюдаван в период на засилена поддръжка след пускането.

Технологии

Счетоводителят отваря счетоводната система и данните вече са там: разделени, разчетени, отнесени към правилното клиентско дружество и осчетоводени.

• 97% от документите обработени без корекция за шест месеца в реална експлоатация.
• 2 731 реда от 60 фактури осчетоводени в едно реално изпълнение, всеки ред успешно.
• Около 576 часа, 72 работни дни, въвеждане на данни по-малко годишно. По собствения ROI модел на клиента роботът се изплаща в рамките на първата година и носи възвръщаемост над 300% до третата година.
• Екипът премина от въвеждане на фактури към преглед на кратък отчет с изключения.
• Преизползваеми компоненти. Конекторът за Microinvest и справката в Търговския регистър, изградени тук, вече захранват и робота на кантората за банково равнение.

Рискът, който повечето екипи пропускат

Всеки месец идват нови доставчици и нови оформления на фактури. Без цикъл за изключенията точността на извличането тихо се влошава и грешките се връщат в счетоводството. Тук всяко отговорено изключение се запазва, така че системата става по-пълна, колкото по-дълго работи.

Част от програма от три робота за същата кантора: банковите извлечения се свалят сами, фактурите се осчетоводяват сами, а плащанията се равняват сами.