Операции в електронната търговия · Търговия на дребно и електронна търговия · Счетоводство и текущо осчетоводяване · Плащания
Равнение и осчетоводяване за онлайн търговия с голям обем
- Клиент
- Счетоводна кантора · България · месечно приключване за онлайн търговец с 1 000-1 500 поръчки месечно
- Индустрия
- Операции в електронната търговия
- Отдел
- Финанси и счетоводство
- Регион
- България
При 1 500 поръчки месечно приключването престава да е счетоводна задача и се превръща в проблем с капацитета. Картови пакети, наложен платеж, събран от куриери, връщания през граница на финансовата година: всяка допълнителна поръчка носеше още ръчна работа, докато месецът не приключеше със закъснение. Сега целият месец се равнява и осчетоводява сам за под две минути.
Работещ модел на подхода с примерни данни. Върви сам и спира, когато не е на екрана; нищо тук не докосва реална система.
Резултатите
- < 2 мин
- за равнение и осчетоводяване на цял месец
- 12 импортни файла, около 2 300 счетоводни реда.
- 98%
- от продажбите, съпоставени автоматично
- 100% точност на осчетоводеното, 8 месеца в реална експлоатация.
- 1 500
- поръчки месечно, приключени без въвеждане
- Карта, портфейл, банка и наложен платеж.
Предизвикателството
Нашият клиент е българска счетоводна кантора. Бизнесът зад тази автоматизация е един от нейните клиенти: бързо растящ онлайн търговец, който продава през собствен магазин и обработва между 1 000 и 1 500 поръчки месечно.
Парите пристигат по всички начини, по които се плаща на онлайн магазин. Картовите и портфейлните процесори уреждат поръчките за един ден с едно плащане. Преводите идват през Wise и банката. Национални куриерски мрежи събират наложен платеж и го превеждат дни по-късно срещу отчети по товарителници. Връщанията пораждат кредитни известия и прихващания, които трябва да намерят изходната си поръчка, понякога в предходната финансова година. Счетоводството се води в AJUR, наследена българска счетоводна система, която приема данни само чрез собствените си импортни файлове.
Какво им струваше това
- Работа, която растеше с поръчките, а не с хонорара. Всяка продажба добавяше време за съпоставяне и осчетоводяване за една малка счетоводна кантора.
- Приключване, което се пропукваше в пиковите месеци. Кампаниите и сезоните удвояваха обема точно когато наближаваше приключването.
- Наложен платеж, където парите се губят. Куриерски преводи, които не се връзват с товарителниците, лесно се губят в обема.
- Връщания през края на годината. Кредитно известие, което не намира поръчката си, изкривява две финансови години.
- Картови и портфейлни партиди → Книги в AJUR
- Наложен платеж от куриери → Книги в AJUR
- Преводи през Wise и банка → Книги в AJUR
- Кредитни известия и прихващания → Книги в AJUR
Подходът
Изградихме автономна автоматизация за месечно приключване върху самостоятелно хоствана n8n платформа. Счетоводителят въвежда периода в кратка форма; всичко останало върви само.
Всички източници, в един проход
Регистърът на продажбите, платежните процесори, банковите извлечения, двата куриерски отчета за уреждане, кредитните известия и прихващанията се събират, нормализират и съпоставят в едно изпълнение. n8n оркестрира системи, които никога не са проектирани да работят заедно, така че да се държат като един поток.
Съпоставяне, което следва движението на парите
| Движение на парите | Как се закрива |
|---|---|
| Пакети от картови и портфейлни процесори | Поръчките се съпоставят с плащането, с което са уредени |
| Наложен платеж от куриер | Преводите се равняват срещу отчетите за плащания по товарителници |
| Кредитни известия | Съпоставят се с поръчката, която сторнират, при нужда и през финансовата година |
| Прихващания | Закриват се срещу салдата, които погасяват |
Счетоводен резултат, а не таблица
- Пълен набор импортни файлове за AJUR, по един на източник и вид операция: оборот, кредитни известия, прихващания и обобщен файл. Записани в точната блокова структура, разделители на полета, кодове на операции и кодировка на AJUR.
- Процесен отчет, който дава на всяка транзакция статус и съпоставка.
- Съпоставянето към сметки и логиката на осчетоводяване са в Excel файлове, управлявани от счетоводителя. Промяна на правило не изисква промяна на код.
Никой не трябва да помни какво вече е направено
- Регистър на изпълненията. Всеки доставен файл се записва.
- Защита срещу дублирано изпълнение. Преди доставка автоматизацията проверява дали някой изходен файл се е променил след последния пакет. Повторно изпълнение без нищо ново приключва за секунди, не доставя нищо и уведомява по имейл.
- Затворен цикъл. Всяко изпълнение изпраща отчет и имейл за приключване с периода, обхвата и броя записи.
- Статус и съвпадение по транзакция
- Период, обхват и бройки в имейла
- Дневник на всеки доставен файл
- Няма нови данни: нищо не се доставя
Миграция, доказана, а не обещана
Първоначално автоматизацията работеше върху по-ранна платформа за работни потоци. Пренесохме я буквално в самостоятелно хостван n8n и проверихме изхода байт по байт срещу еталонни изпълнения от старата платформа, преди да превключим. По пътя преносът откри и поправи два скрити дефекта в оригиналната логика.
Технологии
| Слой | Какво използвахме |
|---|---|
| Оркестрация | n8n, самостоятелно хостван |
| Източници | Експорти от Stripe, PayPal, Wise и банката; куриерски отчети по товарителници и наложен платеж; регистър на продажбите |
| Работно пространство и конфигурация | Google Drive със сервизни конектори на n8n, Excel |
| Счетоводна система | AJUR, чрез собствения му импортен формат |
| Контрол | Регистър на изпълненията, защита срещу дублирано изпълнение, отчети по имейл |
Резултатът
| Преди | След | |
|---|---|---|
| Време за приключване на месец | Дни квалифицирана работа | Под 2 минути |
| Съпоставени записи за продажби | На ръка | 98% автоматично |
| Точност на осчетоводеното | Проверка ред по ред | 100% |
| Повторно изпълнение за период | Още няколко дни | Секунди, без разход |
- Пълен месец с до 1 500 поръчки, равнен и осчетоводен за под две минути: 12 импортни файла и около 2 300 счетоводни реда.
- 98% от записите за продажби съпоставени автоматично, със 100% точност на осчетоводеното. Останалите 2% са нестандартни банкови транзакции без описание, по което да се съпоставят, и пристигат като кратък списък за преглед.
- Осем месеца в реална експлоатация.
- Около 192 часа годишно ръчно равнение по-малко по собствената консервативна оценка на кантората, с потенциал за двойно повече.
- Повторното изпълнение промени начина на работа на екипа. Тъй като то е безопасно и без разход, пускат месеца рано, гледат изключенията, поправят изходните данни и пускат отново.
- Рамката вече обслужва повече от един клиент на кантората, като всяка нова изработка преизползва значителна част от първата.
- Дни квалифициран ръчен труд
- < 2 мин едно автоматично изпълнение
- Повторно изпълнение на период отнема секунди и е безплатно
Рискът, който повечето екипи пропускат
Обемът на поръчките расте, добавят се нови платежни или куриерски канали и ръчното приключване изостава малко повече всеки месец. Никой не забелязва до края на годината. Автоматизация, която расте с обема, премахва тавана, преди да бъде достигнат.
Изградено с
Инструментите, на които работи решението, по слоя, който всеки носи.
- Приложения и интеграция
- Автоматизация
- Данни и облак
Сходна работа
Счетоводство и текущо осчетоводяване600фактури, осчетоводени в един месечен цикълРавнение на плащания от много канали и импорт в счетоводствотоСчетоводна кантора · България · счетоводство на международен доставчик на центрове за данни и хостингПрочетете проекта
Счетоводство и текущо осчетоводяване97%от документите не изискват корекцияАвтоматизирана обработка на фактури с AIСчетоводна кантора · България · 10-15 служители, счетоводство на над 100 клиентски дружестваПрочетете проекта
Счетоводство и текущо осчетоводяване~90%автоматично изравнени и осчетоводени операцииАвтоматизирано изравняване на банкови извлеченияСчетоводна кантора · България · 10-15 служители, счетоводство на 100+ клиентски дружестваПрочетете проекта
Следваща стъпка
Започнете същия разговор
Кажете ни кой процес се къса постоянно. Ще се върнем с това какво е нужно да се оправи, колко ще струва и какво ще измерваме.
Или пишете директно: •••••@•••••••.•••
- Отговор от партньор в рамките на един работен ден
- Фиксиран обхват и фиксирана цена, уговорени предварително
- Картите и backlog-ът остават ваши във всеки случай