Интеграция на фактури между SAP и Esker за луксозна модна къща

Изградихме UiPath робот, който работи със SAP и Esker една до друга: изтегля отворените позиции от SAP, съпоставя ги с фактурите, чакащи в Esker, осчетоводява всяка фактура в SAP и я свързва обратно в Esker.

От отворена позиция до свързана фактура

1. Извличане на отворените позиции от SAP. Роботът пуска отчета за позиции по сметка от главната книга в SAP (FBL3N) за вътрешногруповата сметка, сортира го по партньорско дружество и го експортира.
2. Цикъл по дружества. За всяко сестринско дружество, според конфигурационен файл, който поддържа собственикът на процеса (доставчик, партньорско дружество, ДДС код, вид документ), роботът филтрира вътрешногруповата опашка в Esker и експортира чакащите фактури.
3. Съпоставяне. Всяка фактура от Esker се съпоставя с отворената позиция в SAP по сума; несъпоставените се записват в лога и се пропускат.
4. Осчетоводяване в SAP. Роботът въвежда фактурата в транзакцията за проверка на фактури в SAP (MIRO): дата, номер на фактурата, сума, референция към поръчката за покупка, ДДС код и вид документ, след което симулира и осчетоводява.
5. Свързване в Esker. Роботът намира новия номер на SAP документа в отчета за позиции по доставчик (FBL1N), превключва ERP системата на фактурата в Esker от старата система към SAP и свързва фактурата със SAP документа.
6. Отчети и известия. Ежедневни Excel отчети по дружество, лог на изключенията и обобщаващ имейл до собственика на процеса в края на всяко изпълнение.

Безопасен по замисъл

• Демо режим и режим с осветяване позволяват на екипа да тества цялото изпълнение, без нищо да се осчетоводява или свързва.
• Финалните стъпки за осчетоводяване и свързване се изпълняват само в продукционен режим.
• Придружен (attended) робот на компютъра на счетоводителя, с идентификационни данни от Windows Credential Manager; без нужда от Orchestrator.
• Списъкът с дружества, кодовете на доставчици, ДДС кодовете и видовете документи са в конфигурационен файл, който се управлява от финансовия отдел, а не в кода.

Технологии

Счетоводителят вече не копира фактури от едната система в другата: роботът е изграден да ги съпоставя, осчетоводява в SAP и свързва обратно в Esker, дружество по дружество, и да докладва какво не е успял да съпостави.

• Вътрешногрупови фактури от седем сестрински дружества, съпоставяни, осчетоводявани в SAP и свързвани в Esker от един робот.
• Проектиран да съкрати времето за обработка на фактура с 80% спрямо изходно ниво от около 25 минути ръчна работа за изпълнение. Реални спестявания не са измервани.
• Отчет за всяко изпълнение по дружество, със записани несъпоставени фактури за проследяване.
• Без интеграционен проект. Две финансови платформи, свързани за месеци от робот, който работи в същите екрани, които използваше счетоводителят.

Рискът, който повечето екипи пропускат

Когато две финансови системи имат само едно общо поле, сумата, наивното съпоставяне ще сдвои грешни фактури още първия път, когато две фактури имат една и съща стойност. Роботът работи дружество по дружество, от най-старите към най-новите, записва всичко, което не може да съпостави, и държи осчетоводяването в SAP и свързването в Esker зад стъпка за симулация и превключватели само за продукция, така че грешното съвпадение се хваща, преди да стане грешен запис в счетоводството.